Als je gebruik maakt van de diensten van Optimize to sell marketing, verwerk je Persoonsgegevens van jou en je contacten. Persoonsgegevens zijn gegevens die informatie geven over een natuurlijk persoon waarmee je direct of indirect de identiteit van deze persoon kunt vaststellen. Dit betekent dat de informatie ofwel direct over iemand gaat ofwel naar deze persoon te herleiden is. Voorbeelden van Persoonsgegevens zijn namen, e-mailadressen, telefoonnummers en adresgegevens.

Als je een andere organisatie inschakelt om Persoonsgegevens voor jou te verwerken, dan is het op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht om samen met die organisatie een Verwerkersovereenkomst te sluiten. Omdat jij gebruik maakt van de diensten van Optimize to sell marketing, is Optimize to sell marketing de Verwerker en word jij aangemerkt als de Verwerkingsverantwoordelijke. In deze Verwerkersovereenkomst maken we afspraken over de verwerking van de Persoonsgegevens.

Om deze Verwerkersovereenkomst beter te kunnen lezen, leggen we de belangrijkste termen graag eerst goed aan je uit:

Verwerker:

De persoon of organisatie die voor de Verantwoordelijke Persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld via een webapplicatie. In deze Verwerkersovereenkomst is Optimize to sell marketing, gevestigd aan de Poststraat 1, 6135 KR Sittard (administratie, geen bezoekadres),

Nederland en ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer: 58722831, de Verwerker.

Verwerkingsverantwoordelijke:

De (rechts)persoon of organisatie die bepaalt of er Persoonsgegevens verwerkt mogen worden en zo ja, welke Persoonsgegevens dat dan zijn. Met welk doel deze Persoonsgegevens verwerkt mogen worden, wat die verwerking precies inhoudt en welke middelen daarbij mogen worden gebruikt. In deze Verwerkersovereenkomst ben jij de Verwerkingsverantwoordelijke.

Betrokkene:

De persoon op wie de Persoonsgegevens betrekking hebben. Bijvoorbeeld jouw klant of leverancier.

Verwerken van Persoonsgegevens:

Alles wat je met Persoonsgegevens kunt doen zoals:

*het verzamelen, vastleggen en ordenen van gegevens;

*het opvragen, wijzigen en raadplegen van gegevens;

*het verstrekken van gegevens aan anderen;

*het afschermen of vernietigen van gegevens.

Datalek:

Een beveiligingsincident waarbij per ongeluk of onrechtmatig Persoonsgegevens worden vernietigd, verloren, gewijzigd, onbevoegd verstrekt of onbevoegd ingezien, en waarbij redelijkerwijs kan worden aangenomen dat dit leidt tot een risico voor de rechten en vrijheden van de betrokken personen.

Artikel 1 - Algemene beschrijving

Het onderwerp van de verwerking:

Het leveren van diensten door Optimize to sell marketing.

Duur van de verwerking:

De verwerking zal starten op de ingangsdatum van de Overeenkomst en eindigen bij afloop of beëindiging van de Overeenkomst.

Aard en doel van de verwerking:
Optimize to sell marketing  biedt software en diensten aan op het gebied van online marketing, zoals  e-mailmarketing, marketingautomatisering, CRM en (digitale) communicatiekanalen, en ondersteunt Opdrachtgever bij de inzet daarvan. Wanneer jij gebruikt maakt van onze diensten, worden Persoonsgegevens van jouw klanten of contacten door ons verwerkt met het oog op marketingdoeleinden of managementdoeleinden gerelateerd aan de klantrelatie. 

Optimize to sell marketing bewaart en verwerkt een deel van de Persoonsgegevens op eigen systemen. De Persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van het online marketing account worden opgeslagen en verwerkt via HighLevel. In beide gevallen zal de verwerking uitsluitend plaatsvinden conform jouw instructies en niet voor eigen doeleinden.

Categorieën Persoonsgegevens die verwerkt worden:

Gezien de aard van de dienstverlening van Optimize to sell marketing, kunnen de categorieën Persoonsgegevens die verwerkt worden verschillen per Verwerkingsverantwoordelijke. Iedere Verwerkingsverantwoordelijke heeft zelf de mogelijkheid om te kiezen welke Persoonsgegevens Verwerker zal verwerken. In ieder geval worden ten behoeve van iedere Verwerkingsverantwoordelijke de volgende gegevens verwerkt:

*e-mailadres;

*telefoonnummer;

*voornaam;

*indien e-mail open tracking aanstaat: IP-adres en klikgedrag;

*indien Verwerkingsverantwoordelijke e-mail link tracking gebruikt: IP-adres en klikgedrag;

afhankelijk van het gebruik van software: overige gegevens afhankelijk van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Categorieën van betrokkenen:

(Potentiële) Klanten, zakelijke contacten en overige contactpersonen van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 2 – Verantwoordelijkheden van de Verwerker

a. Optimize to sell marketing verwerkt alleen Persoonsgegevens in opdracht van de Verwerkingsverantwoordelijke en zal hierbij de instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke opvolgen. De Persoonsgegevens worden niet voor eigen doeleinden verwerkt en blijven eigendom van de Verwerkingsverantwoordelijke.

b. Optimize to sell marketing houdt zich aan de wet en verwerkt de gegevens op een behoorlijke, zorgvuldige en transparante wijze.

c. De Verwerkingsverantwoordelijke verleent Optimize to sell marketing hierbij een algemene toestemming voor het inschakelen van Subverwerkers. Optimize to sell marketing zal op https://otsm.eu/subverwerkers een actueel, publiek toegankelijk overzicht bijhouden van alle ingeschakelde Subverwerkers, met vermelding van naam, vestigingsplaats en de aard van de verwerking.

d. Optimize to sell marketing zal wijzigingen in het overzicht van Subverwerkers ten minste 14 dagen vóór ingebruikname van een nieuwe of gewijzigde Subverwerker publiceren op https://otsm.eu/subverwerkers. Deze publicatie geldt als de formele kennisgeving aan de Verwerkingsverantwoordelijke. De Verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor het bijhouden van wijzigingen op deze pagina.

e. De Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om binnen 10 werkdagen na de datum van publicatie op https://otsm.eu/subverwerkers schriftelijk bezwaar te maken tegen de ingebruikname van een nieuwe of gewijzigde Subverwerker, met opgave van redenen via [email protected]. Optimize to sell marketing en de Verwerkingsverantwoordelijke zullen in dat geval in overleg treden over een passende oplossing. Indien partijen niet tot overeenstemming komen, heeft de Verwerkingsverantwoordelijke het recht de Overeenkomst schriftelijk te beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van 30 dagen, zonder dat de Verwerkingsverantwoordelijke aanspraak kan maken op schadevergoeding. Indien de Verwerkingsverantwoordelijke geen bezwaar maakt binnen de voornoemde termijn, wordt de Subverwerker geacht te zijn goedgekeurd.

f. Optimize to sell marketing verstrekt de Verwerkingsverantwoordelijke de informatie die nodig is ter ondersteuning in het kader van artikel 32 t/m 36 van de AVG.

g. Ter ondersteuning van een DPIA stelt Optimize to sell marketing relevante informatie beschikbaar via https://otsm.eu/dpia-informatie.

h. Optimize to sell marketing zorgt ervoor dat haar personeel en (ingehuurde) hulppersonen vertrouwelijkheid in acht nemen.

i. Optimize to sell marketing houdt een register bij van de verwerkingsactiviteiten die zij als Verwerker uitvoert, overeenkomstig artikel 30 lid 2 AVG. Een publiek overzicht van de ingeschakelde Subverwerkers en de aard van de verwerkingen is raadpleegbaar op https://otsm.eu/subverwerkers. Op verzoek verstrekt Optimize to sell marketing de Verwerkingsverantwoordelijke inzage in het voor haar relevante deel van het verwerkingsregister.

j. Voor vragen over de verwerking van Persoonsgegevens en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst kan de Verwerkingsverantwoordelijke contact opnemen met de Privacy Officer van Optimize to sell marketing via [email protected].

Artikel 3 – Garantie Verwerkingsverantwoordelijke

De Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de verwerking van Persoonsgegevens van de betrokkenen niet onrechtmatig is en dat deze verwerking geen inbreuk oplevert op de rechten van anderen. De verantwoordelijke vrijwaart Optimize to sell marketing tegen alle aanspraken die hierop betrekking hebben.

Artikel 4 – Beveiligingsinbreuk (Datalek)

In het geval Optimize to sell marketing een Datalek ontdekt, redelijkerwijs vermoedt, of hierover bericht ontvangt van een derde partij dat sprake is van een inbreuk die naar haar oordeel een reëel risico oplevert voor de rechten en vrijheden van betrokkenen, stelt Optimize to sell marketing de Verwerkingsverantwoordelijke hiervan onverwijld op de hoogte, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke tijdig kan beoordelen of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens noodzakelijk is.

Optimize to sell marketing streeft ernaar de Verwerkingsverantwoordelijke in ieder geval binnen 72 uur na ontdekking te informeren, zodat de Verwerkingsverantwoordelijke haar eigen meldtermijn kan naleven.

De melding bevat, voor zover op dat moment bekend, ten minste: een beschrijving van de aard van de inbreuk, de betrokken categorieën en (geschatte) aantallen betrokkenen en persoonsgegevens, de naam en contactgegevens van de contactpersoon bij Optimize to sell marketing, de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk en de maatregelen die Optimize to sell marketing heeft getroffen of voorstelt te treffen. Indien niet alle informatie direct beschikbaar is, kan de melding in fasen worden verstrekt.

Optimize to sell marketing zal de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het Datalek en zal de getroffen maatregelen om het Datalek te beperken en te beëindigen en een soortgelijk incident in de toekomst te kunnen voorkomen, overleggen aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

Het melden van het Datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens is de verantwoordelijkheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 5 – Duur en beëindiging

Deze Verwerkersovereenkomst treedt in werking op het moment waarop de Verwerkingsverantwoordelijke de Algemene Voorwaarden van Optimize to sell marketing aanvaardt, overeenkomstig artikel 1 van die Algemene Voorwaarden. Een afzonderlijke ondertekening van deze Verwerkersovereenkomst is niet vereist.

Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur van de Overeenkomst tussen beide Partijen en bij ondertekening in ieder geval voor de duur van de samenwerking.

Optimize to sell marketing biedt de Verwerkingsverantwoordelijke de mogelijkheid om gedurende de contractperiode op ieder gewenst moment een export te maken van de in het kader van de dienstverlening verwerkte Persoonsgegevens. Exports zijn mogelijk tot de vervaldatum van het abonnement. De Verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk voor het tijdig exporteren van de benodigde Persoonsgegevens vóór het einde van de contractperiode.

Na afloop van de contractperiode archiveert Optimize to sell marketing het account en worden alle Persoonsgegevens en bestaande kopieën uiterlijk 12 maanden na de vervaldatum definitief verwijderd, tenzij opslag van die Persoonsgegevens op grond van een wettelijke bewaarplicht verplicht is. In dat geval bewaart Optimize to sell marketing de betreffende Persoonsgegevens uitsluitend voor de duur van die wettelijke verplichting, waarna deze alsnog worden verwijderd.

Op verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt Optimize to sell marketing een schriftelijke bevestiging van de verwijdering van de Persoonsgegevens.

Artikel 6 – Vertrouwelijkheid en geheimhouding

Optimize to sell marketing zal alle Persoonsgegevens en andere gegevens die zij van de Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt, vertrouwelijk behandelen. Optimize to sell marketing zal de toegang tot deze gegevens beperken tot enkel personeel en/of (ingehuurde) hulppersonen die voor een goede uitvoering van de diensten van Optimize to sell marketing, toegang nodig heeft. Optimize to sell marketing zal de verstrekte Persoonsgegevens geheim houden en ook haar personeel en (ingehuurde) derden geheimhouding opleggen.

Artikel 7 – Rechten van betrokkenen

Optimize to sell marketing verleent haar medewerking zodat de Verwerkingsverantwoordelijke verzoeken van betrokkenen op grond van de AVG (waaronder verzoeken tot inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van verwerking en overdraagbaarheid) kan beantwoorden. Optimize to sell marketing streeft ernaar de Verwerkingsverantwoordelijke de daarvoor benodigde informatie binnen 5 werkdagen na ontvangst van het verzoek te verschaffen.

Indien Optimize to sell marketing  verzoeken van derden of overheidsinstanties ontvangt om op grond van een wettelijke verplichting inzage te geven in de Persoonsgegevens, informeert Optimize to sell marketing  de Verwerkingsverantwoordelijke daarover onverwijld en schriftelijk, tenzij een wettelijk verbod zich daartegen verzet. De Verwerkingsverantwoordelijke beoordeelt vervolgens of het verzoek gegrond is.

Artikel 8 – Doorgifte van Persoonsgegevens

Optimize to sell marketing fungeert als partner van HighLevel  en werkt samen met HighLevel  bij het leveren van haar diensten. HighLevel  is gevestigd in de Verenigde Staten. Afhankelijk van de datacenterlocatie worden Persoonsgegevens opgeslagen in de Verenigde Staten of binnen de Europese Unie.

Ten behoeve van de doorlopende ondersteuning van het platform kunnen geautoriseerde medewerkers van HighLevel vanuit verschillende landen toegang hebben tot je account en de servers waar deze op staan. HighLevel is gecertificeerd onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, wat betekent dat de doorgifte van data naar hen juridisch is toegestaan onder de AVG.

Een actueel overzicht van de door Optimize to sell marketing  ingeschakelde Subverwerkers, inclusief de locatie van gegevensopslag en de gehanteerde overdrachtsmechanismen, is raadpleegbaar op https://otsm.eu/subverwerkers.

Optimize to sell marketing houdt zich bij alle doorgiften aan de regels van de AVG (hoofdstuk V) en de afspraken uit deze Verwerkersovereenkomst.

Artikel 9 – Beveiliging van Persoonsgegevens

Optimize to sell marketing zorgt ervoor dat de Persoonsgegevens voldoende worden beveiligd. Om verlies en onrechtmatige verwerkingen te voorkomen, neemt Optimize to sell marketing passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.

Onze partner HighLevel hanteert een uitgebreide beveiligingsarchitectuur die beschermingsmechanismen voor cloudinfrastructuur combineert met maatregelen voor gegevensbescherming op gebruikersniveau. Belangrijke maatregelen zijn onder meer de verplichte inzet van 2FA, AES-256- en TLS 1.2+-encryptie, op rollen gebaseerd toegangsbeheer (RBAC) en regelmatige penetratietests door externe partijen.

Artikel 10 – Audits

De Verwerkingsverantwoordelijke mag een audit door derden laten uitvoeren om te bepalen of het verwerken van de Persoonsgegevens aan de wet en de afspraken uit deze Verwerkersovereenkomst voldoet. Optimize to sell marketing zal hieraan haar medewerking verlenen en onder andere toegang verlenen tot databases en het ter beschikking stellen van relevante informatie. Voor het uitvoeren van een audit gelden de volgende afspraken:

a. de audit wordt uitgevoerd na voorafgaande schriftelijke kennisgeving aan Optimize to sell marketing. Deze kennisgeving wordt door de Verwerkingsverantwoordelijke verstrekt in de vorm van een auditplan waarin de omvang, duur en startdatum van de audit wordt beschreven;

b. het auditplan wordt minimaal 30 (dertig) dagen vóór de voorgestelde auditdatum ingediend bij Optimize to sell marketing;

c. er wordt niet meer dan één keer per jaar een audit uitgevoerd;

d. de audit wordt uitgevoerd tijdens de normale werktijden van Optimize to sell marketing;

e. de audit wordt uitgevoerd op een wijze dat de werkzaamheden van Optimize to sell marketing zo min mogelijk verstoord worden;

f.  alle informatie die Optimize to sell marketing verstrekt tijdens de audit, wordt vertrouwelijk behandeld en voorafgaand aan de audit zal door partijen een geheimhoudingsovereenkomst getekend worden.

g. de kosten van de audit, waaronder de kosten van de auditor en een redelijke vergoeding voor de inzet van Optimize to sell marketing -medewerkers, zijn voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke.

Artikel 11 - Aansprakelijkheid

a. De aansprakelijkheid van Optimize to sell marketing als Verwerker jegens de Verwerkingsverantwoordelijke voor schade die voortvloeit uit een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van deze Verwerkersovereenkomst is beperkt tot vergoeding van directe schade tot een maximum van het bedrag dat de Verwerkingsverantwoordelijke aan Optimize to sell marketing heeft betaald in de abonnementsperiode direct voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. Een reeks samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

b. Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen of schade door bedrijfsstagnatie is in alle gevallen uitgesloten.

c. Voor schade die het gevolg is van opzet of grove schuld van Optimize to sell marketing geldt de beperking in lid a onverkort.

d. De aansprakelijkheid van Optimize to sell marketing  jegens betrokkenen op grond van artikel 82 AVG wordt door dit artikel niet beperkt of uitgesloten voor zover dat op grond van dwingend recht niet is toegestaan. Indien Optimize to sell marketing door een betrokkene aansprakelijk wordt gehouden voor schade waarvoor de Verwerkingsverantwoordelijke verantwoordelijk is, vrijwaart de Verwerkingsverantwoordelijke Optimize to sell marketing voor het aan haar toe te rekenen aandeel.

Artikel 12 – Slotbepalingen

In het geval een bepaling uit deze Verwerkersovereenkomst nietig of vernietigbaar is, verandert dat niets aan de geldigheid van de rest van deze Verwerkersovereenkomst. De nietige bepaling zal in dat geval worden vervangen door een bepaling die zoveel mogelijk dezelfde inhoud heeft als de nietige bepaling.

Afwijkingen van en aanvullingen op deze Verwerkersovereenkomst zijn slechts van toepassing als deze door beide partijen schriftelijk worden overeengekomen. Op deze Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen die tussen partijen ontstaan, worden voorgelegd aan de Rechtbank Limburg, Locatie Maastricht.

DISCLAIMER

Optimize to sell marketing doet geen enkele toezegging of garantie dat deze Verwerkersovereenkomst wettelijk voldoende draagvlak geeft om te voldoen aan de verplichtingen van verantwoordelijke ingevolge de toepasselijke wetgeving. Optimize to sell marketing wijst uitdrukkelijk alle verklaringen of garanties af dat de Verwerkersovereenkomst zal voldoen aan de verplichting van de Verwerkingsverantwoordelijke, of deze nu expliciet impliciet, statutair, via een handelsverdrag of anderszins zijn. De Verwerkingsverantwoordelijke erkent dat de naleving van de AVG een gedeelde verantwoordelijkheid is en dat Optimize to sell marketing  uitsluitend verantwoordelijk is voor de verplichtingen die zij als Verwerker op grond van de AVG draagt.