Dpia-informatie
Versie: juni 2026
Als je gebruik maakt van de diensten van Optimize to sell marketing, ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en is Optimize to sell marketing de verwerker. Op grond van artikel 35 van de AVG kan het noodzakelijk zijn een Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit te voeren voordat je start met de verwerking. Deze pagina biedt de informatie die je nodig hebt om een DPIA te kunnen uitvoeren over het gebruik van de diensten van Optimize to sell marketing. Heb je aanvullende vragen? Neem dan contact op met ons via [email protected].
Verwerker
Optimize to sell marketing
Poststraat 1
6135 KR, Sittard (administratie, geen bezoekadres)
Nederland
Aard en doel van de verwerking
Optimize to sell marketing verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerking vindt plaats ten behoeve van de volgende diensten:
*E-mailmarketing en nieuwsbrieven
*Marketing automatiseringen
*SMS-marketing en / of WhatsApp-marketing
*CRM en contactbeheer
*Site tracking en gedragsanalyse
*Formulieren en landingspagina’s
*Transactionele e-mails
De persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van de instructies van de verwerkingsverantwoordelijke en niet voor eigen doeleinden van Optimize to sell marketing.
Categorieën persoonsgegevens
De volgende categorieën persoonsgegevens kunnen worden verwerkt, afhankelijk van de inrichting van jouw account:
| Categorie | Toelichting |
|---|---|
| Identificatiegegevens | Naam, e-mailadres |
| Contactgegevens | Telefoonnummer, adresgegevens |
| Gedragsgegevens | Open- en klikgedrag in e-mails (indien tracking actief) |
| Technische gegevens | IP-adres (indien open tracking of link tracking actief) |
| Overige gegevens | Alle overige velden die de verwerkingsverantwoordelijke zelf aanmaakt in het systeem |
Optimize to sell marketing verwerkt standaard geen bijzondere categorieën persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens, biometrische gegevens of strafrechtelijke gegevens) tenzij de verwerkingsverantwoordelijke deze zelf invoert. In dat geval is de verwerkingsverantwoordelijke zelf verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van die verwerking.
Categorieën betrokkenen
*Klanten van de verwerkingsverantwoordelijke
*Potentiële klanten (leads)
*Marketingcontacten
*Nieuwsbriefabonnees
Bewaartermijnen
| Situatie | Bewaartermijn |
|---|---|
| Tijdens actief abonnement | Voor de duur van de overeenkomst |
| Na beëindiging abonnement | Account wordt gearchiveerd; gegevens worden uiterlijk 12 maanden na vervaldatum verwijderd |
| Heractivering mogelijk | Binnen 6 maanden na vervaldatum, voor minimaal 1 maand |
| Wettelijke bewaarplicht | Indien van toepassing, alleen voor de duur van die verplichting |
Technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
Technische maatregelen
*Versleuteling van persoonsgegevens in transit (TLS) en in opslag
*Toegangsbeveiliging op basis van het need-to-know principe
*Continue monitoring van systemen en netwerken
*Automatische back-ups en herstelvoorzieningen
Organisatorische maatregelen
*Geheimhoudingsverplichting voor alle medewerkers en/of ingehuurde hulppersonen.
*Vastgesteld datalekprocedure (melding aan verwerkingsverantwoordelijke binnen 72 uur)
*Verwerkingsregister conform artikel 30 lid 2 AVG.
Subverwerkers en internationale doorgifte
Optimize to sell marketing maakt gebruik van subverwerkers voor de uitvoering van haar diensten. Een actueel en volledig overzicht van alle ingeschakelde subverwerkers, inclusief hun vestigingsplaats en de aard van de verwerking, is beschikbaar op https://otsm.eu/subverwerkers.
De primaire subverwerker voor online mailmarketing is HighLevel (gevestigd in de VS, DPF-gecertificeerd). Afhankelijk van de datacenterlocatie worden persoonsgegevens opgeslagen in de VS of binnen de EU.
Toegang tot persoonsgegevens
Toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot:
*Medewerkers en (ingehuurde) hulppersonen van Optimize to sell marketing die toegang nodig hebben voor de uitvoering van de dienstverlening
*Geautoriseerde medewerkers van subverwerkers, uitsluitend voor zover noodzakelijk
*Optimize to sell marketing maakt gebruik van een ‘impersonate’-functionaliteit voor technische ondersteuning; dit is beperkt tot het oplossen van het specifieke probleem waarvoor toegang is gevraagd.
Rechten van betrokkenen
Optimize to sell marketing ondersteunt de verwerkingsverantwoordelijke bij het afhandelen van verzoeken van betrokkenen op grond van de AVG (inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid). Optimize to sell marketing streeft ernaar de benodigde informatie binnen 5 werkdagen na ontvangst van een verzoek te verschaffen.
Verzoeken kunnen worden ingediend via [email protected].
Risico-inschatting voor gebruik in DPIA
De volgende elementen zijn relevant voor de risicobeoordeling in jouw DPIA:
| Risicofactor | Beoordeling |
|---|---|
| Grootschalige verwerking | Mogelijk, afhankelijk van het gebruik |
| Bijzondere categorieën persoonsgegevens | Niet standaard; afhankelijk van invulling door verwerkingsverantwoordelijke |
| Profilering of geautomatiseerde besluitvorming | Mogelijk via lead scoring en automatiseringen; verwerkingsverantwoordelijke is zelf verantwoordelijk |
| Doorgifte buiten EER | Ja, zie “Subverwerkers en internationale doorgifte”; voorzien van passende waarborgen |
| Toegang door derden | Beperkt tot subverwerkers met contractuele verplichtingen |
| Datalekrisico | Gedekt door datalekprocedure |
Contactpersoon
Voor aanvullende informatie ten behoeve van jouw DPIA, zoals technische documentatie, de Verklaring van Toepasselijkheid of specifieke vragen over de verwerking, kun je contact opnemen met: [email protected].
